Een 13-weken cashflow-forecast bouwen

De meeste finance-teams sturen op de jaarbegroting en de maandcijfers. Voor winst werkt dat prima. Voor cash niet. Cash beweegt per week, soms per dag, en een jaarbegroting laat precies dat niet zien. Daarom is de 13-weken cashflow-forecast het belangrijkste instrument dat een groeiend bedrijf kan hebben. Het laat zien of je de komende drie maanden je verplichtingen kunt nakomen, en wanneer het krap wordt.

Waarom 13 weken, en niet 12 maanden

Dertien weken is één kwartaal. Lang genoeg om financieringsbehoefte en seizoenseffecten te zien aankomen, kort genoeg om per week betrouwbaar te zijn. Een 12-maands prognose is nuttig voor planning, maar te grof om op te sturen: de timing van een grote debiteur of een BTW-afdracht verdwijnt in een maandtotaal. De 13-weken forecast werkt juist op die timing.

Het is bovendien een rollend instrument. Elke week schuift er een week af en komt er een nieuwe bij. Zo blijf je altijd een kwartaal vooruitkijken en zie je afwijkingen terwijl je er nog iets aan kunt doen.

Wat je nodig hebt

Geen dure tooling. Een goed opgezet spreadsheet volstaat om te beginnen. Wat je wel nodig hebt:

• →Het actuele banksaldo als startpunt, per rekening
• →Verwachte inkomsten met realistische timing: openstaande debiteuren plus nieuwe verkopen, niet op factuurdatum maar op verwachte betaaldatum
• →Verwachte uitgaven: salarissen, leveranciers, huur, belastingen (BTW, loonheffing), rente en aflossing
• →Een vaste update-ritmiek: één vast moment per week waarop je de forecast bijwerkt

Stap voor stap opbouwen

Zet de 13 weken naast elkaar in kolommen. Begin elke week met het verwachte beginsaldo, tel de verwachte inkomsten erbij op, trek de verwachte uitgaven eraf, en het eindsaldo is het beginsaldo van de week erna. Groepeer de regels logisch: inkomsten, personeel, leveranciers, belastingen, financiering. Hou het overzichtelijk, niet elke kostenpost hoeft apart.

De kunst zit in de timing, niet in de bedragen. Een debiteur met 30 dagen krediet die structureel op dag 45 betaalt, zet je op week zes, niet op week vier. Een kwartaal-BTW-afdracht zet je op de werkelijke afdrachtweek. Hoe eerlijker je bent over wanneer geld echt binnenkomt en uitgaat, hoe bruikbaarder de forecast.

De fouten die je beter vermijdt

• →Te optimistische debiteuren-timing: reken met je echte gemiddelde betaaltermijn, niet met de afgesproken termijn
• →Voorraad en inkoop vergeten: bij een groeiend bedrijf loopt cash vaak weg in voorraad voordat de omzet binnenkomt
• →Belastingen onderschatten: BTW en loonheffing zijn grote, voorspelbare uitgaven, zet ze er vanaf het begin in
• →De forecast niet bijwerken: een 13-weken forecast die je één keer maakt is waardeloos, de waarde zit in het wekelijkse ritme

Van forecast naar actie

Een forecast is geen doel op zich. De waarde ontstaat als je erop handelt. Zie je over zeven weken een dip onder nul, dan heb je nu nog tijd: een debiteur versneld innen, een betaling verschuiven, een kredietlijn aanspreken of financiering regelen. Werk met een paar scenario's, een voorzichtige en een verwachte, zodat je weet hoe groot je marge is.

In de praktijk is dit precies wat het verschil maakt tussen een bedrijf dat op papier winstgevend is en toch omvalt, en een bedrijf dat zijn groei kan dragen. Lees hoe dat uitpakte in de case Profit is opinion, cash is reality.